Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor de zorg? Wil jij een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van de directeur-bestuurder en het managementteam van een unieke zorgorganisatie? Dan is deze vacature iets voor jou! We bieden je een bijzondere werkomgeving met een prettige werksfeer.
We zoeken een Managementassistent voor 3 dagen per week
Wie zijn wij?
Omega is een dagbehandelcentrum voor kinderen en volwassenen met (zeer) ernstige verstandelijke en meervoudig beperkingen (Z) EVMB. Bij ons werken 130 mensen. Ouders en vrijwilligers spelen een belangrijke rol. Ons centrum is gevestigd op IJburg (Amsterdam Oost) en is goed bereikbaar met bus en tram.
Wat ga je doen?
Als managementassistent speel je een cruciale rol in het ontzorgen van de directeur-bestuurder en de vier managers. Drie managers zorg en een manager voor de ondersteunende diensten.
Met jouw relevante werkervaring heb jij natuurlijk al een aardig idee hoe jij deze functie zal moeten invullen, maar we nemen we je toch graag even mee in de werkzaamheden die bij deze functie horen.
Taken op het gebied van secretariële ondersteuning
- Bereidt samen met de directeur-bestuurder de vergaderingen voor van het managementteam, de Raad van Toezicht, de ouderraad, ondernemingsraad en het bestuur van de Stichting Vrienden van Omega. Stelt jaarlijks een samenhangend vergaderschema op van de bestuurlijke organen.
- Maakt van vergaderingen notulen en/of actie-besluitenlijsten en verspreidt deze.
- Signaleert en bewaakt actiepunten voor de directeur-bestuurder en het managementteam.
- Stelt correspondentie en notities zelfstandig op of werkt concepten ervan verder uit.
- Beheert de agenda’s van de directeur-bestuurder en het managementteam en bevordert het nakomen van de beleidscyclus van Omega.
- Bewaakt procedures en signaleert zaken die voor de directeur-bestuurder of het managementteam van belang kunnen zijn.
- Ondersteunt het team van administratief medewerkers.
Taken op het gebied van informatievoorziening en ondersteuning
- Treedt ten behoeve van de directeur-bestuurder en het managementteam op als eerste aanspreekpunt. Ontvangt bezoekers en staat hen representatief te woord ten behoeve van de directeur-bestuurder en het managementteam.
- Beantwoordt uiteenlopende vragen en geeft (vertrouwelijke of gevoelige) informatie.
- Behandelt inkomende en uitgaande telefoongesprekken en e-mail voor de directeur-bestuurder en het managementteam en zorgt voor een goede doorgeleiding.
- Signaleert en draagt bij aan de verbetering van werkprocessen.
- Verricht beleidsvoorbereidende werkzaamheden.
- Kan deelnemen aan projecten vanuit het eigen vakgebied.
- Uitvoeren van de communicatiestrategie: content op website actueel houden; beheren sociale media; nieuwsbrieven voor intern en extern opstellen.
Wie zoeken wij?
Je beschikt over secretariële en administratieve kennis op Mbo+/ Hbo niveau;
Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van bovengenoemde werkzaamheden;
Uitstekende computervaardigheden in het gebruik van onder andere MS office 365 en Teams of een vergelijkbaar videoconference systeem;
Een goede beheersing van de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk;
Je bent zelfstandig, nauwkeurig, stress bestendig, proactief, klantgericht en enthousiast;
Je streeft naar efficiëntie en doet verbetervoorstellen om processen eenvoudiger te maken;
Integriteit en betrouwbaarheid zijn belangrijk omdat je omgaat met vertrouwelijke informatie binnen de organisatie, onder andere op strategisch niveau.
Wat bieden wij?
Een baan bij een kleinschalige dynamische organisatie die in ontwikkeling is en waar iedereen belangrijk is.
Je krijgt een contract voor een jaar, voor 3 dagen per week van 7,5 uur (22,5 uur totaal).
Salaris en arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Gehandicaptenzorg.
De functie is ingeschaald in FWG 40 of FWG 45, dat hangt af van de ervaring en opleiding die je meebrengt;
FWG 40 minimaal € 2.727,- en maximaal € 3.678,- bruto per maand, bij een 36-urige werkweek.
FWG 45 minimaal €2.877,- en maximaal € 4.017,- bruto per maand, bij een 36-urige werkweek.
Wil je meer informatie? Voor meer informatie kan je contact opnemen met Heleen Vissers, manager ondersteunende diensten tel. 06-11 838 144.
Solliciteren?
Ja graag! Vul het sollicitatieformulier in, dan nemen we snel contact met je op.
